Como escribir correos con pensamiento analítico

Es nuestro compromiso aplicar nuestro pensamiento analítico para escribir correos que fomenten la claridad, la prioridad y la toma de decisiones.

En promedio un profesional procesa entre 50 y 100 correos electrónicos por día, ¡¡qué locura!!

Y entre la lectura y escritura de correos electrónicos se puede consumir hasta el 30% de nuestra jornada laboral.

No hay duda de que para hacer más eficiente nuestro trabajo y el trabajo de los demás debemos escribir mejores correos

Es nuestro compromiso aplicar nuestro pensamiento analítico para escribir correos que fomenten la claridad, la prioridad y la toma de decisiones.

¿Quieres escribir mejores correos? Te comparto prácticas que he aplicado y otras que he descubierto en los últimos días

¿Cómo escribir el asunto del correo?

Un libro tiene más probabilidad de que se compre, si tiene un buen título.

El asunto del correo debe causar buena primera impresión de tu correo, debe llamar la atención, debe crear expectativas.

Un buen asunto ayuda a mejorar la capacidad de búsqueda.

Un buen asunto debe definir urgencia o prioridad

Ejemplo de asuntos de correo.

• No lo escribas así: "Seguimiento"

• Escríbelo así: "Seguimiento del plan de trabajo para campaña #4."

• No lo escribas así: "Reunión"

• Escríbelo así "Invitación: Reunión de presentación de resultados del mes de mayo de 2024"

• No lo escribas así: "Plazo"

• Escríbelo así "Recordatorio Plazo para informe del proyecto #2"

El cuerpo del correo.

Evita saludar si el correo ya viene con un historial. Esto no significa que no seas cordial, no hay nada más inefectivo que un correo con intenciones agresivas.

Procura que el texto sea corto, concreto.

Escribe a doble espacio, escribe una oración por línea y máximo seis líneas.

Reemplaza adjetivos y palabras ambiguas con datos: Los adjetivos son imprecisos y no contribuyen a la toma de decisiones

Ejemplos

• No lo escribas así: "El proyecto fue un éxito y ha generado grandes resultados"

• Escríbelo así "El proyecto #2 permitió la disminución delos costos en un 25% y elevó la productividad en un 43% respecto al mismo periodo del año pasado"
  
  

• No lo escribas así: "Tuvimos un mes de ventas impresionante"

• Escríbelo así "En el mes de mayo se ejecutó el presupuesto en un 120%, con un total de ventas de 1.200 millones de pesos"
  

• No lo escribas así: "No había inventarios y perdimos ventas"

• Escríbelo así "Del producto #432 no hubo existencias desde el día 15 al 30 de mayo, por lo cual dejamos de facturar 30 millones de pesos que corresponden al 2% del presupuesto"
  

• No lo escribas así: "Es urgente que tengamos una reunión pronto"

• Escríbelo así "Propongo realizar una reunión el día 18 de junio a las 10 am para tratar 3 temas: el avance del proyecto, la ejecución del presupuesto y el evento final"

Asigna responsabilidades

Muchas veces los correos son dirigidos a varias personas, entonces debes asignar responsabilidades directamente, etiquetando a las personas que quieres que realicen una acción determinada.

Deja huella

En cada correo deja una enseñanza implícita. Todos llevamos un profesor por dentro, comparte ese conocimiento que tienes dentro y que los demás necesitan.

Recuerda que la comunicación escrita debe ser muy neutral para evitar generar percepciones equivocadas.

Si es una decisión importante que involucre emociones fuertes es mejor que lo hagas a través de una conversación.

No seas descortés en tus correos, no te imaginas todos los correos ineficientes que tienen que leer tus compañeros de trabajo.

Ser analítico te lleva a ser exigente pero amable. “duro con el problema, suave con las personas”

Bueno espero que tus correos electrónicos a partir de hoy sean memorables y efectivos.

Nos leemos pronto.