Listas de Chequeo: Tu Asistente Personal para Enfocarte en lo Importante
Una lista de chequeo es un documento que te permite visualizar las actividades o pasos que debes realizar en un periodo de tiempo determinado y que permiten lograr un resultado estándar.
Hace varias semanas detecté que estaba entrando en un ciclo de "Eficiencia irreal". Me sentía haciendo muchas cosas, respondiendo muchos correos, atendiendo muchas reuniones, pero cuando reflexionaba sobre mis resultados, siempre había cosas importantes que se quedaban sin hacer, y esto podía repetirse por varias semanas.
Es muy común que lleguemos a nuestras oficinas y entremos en el día a día a atender los "chicharrones" normales de toda empresa: Tantas cosas por hacer, tantos correos por responder, tu día pasa volando en estas actividades, ejecutando cosas que al final suman pero no mueven los resultados grandes.
El día a día hay que resolverlo, pero no nos podemos dejar consumir la energía por estas actividades solamente.
Debemos diseñar sistemas, métodos y protocolos para solucionar los problemas que se presenten en todos los niveles de la organización, pero que no impida que concentremos nuestras energías y capacidades en lo realmente importante.
Una herramienta para mitigar esto son las listas de chequeo.
¿Qué es una lista de chequeo?
Una lista de chequeo es un documento que te permite visualizar las actividades o pasos que debes realizar en un periodo de tiempo determinado y que permiten lograr un resultado estándar.
Ejemplos de listas de chequeo
En un hotel un resultado estándar es tener una habitación completamente agradable y limpia. Para esto los empleados utilizan listas de chequeo que les permiten ejecutar todas las actividades de higiene y limpieza en un orden estricto.
En la aviación, los pilotos tienen listas de chequeo para ejecutar antes, durante y después de cada vuelo. Esto permite garantizar que todas las actividades son realizadas de manera correcta y en el orden correcto para que los vuelos sean seguros.
Otras formas de aplicar las listas de chequeo las vemos en los procedimientos médicos, en las recetas de comida, en las investigaciones científicas.
Por qué es importante aplicar listas de chequeo en tu empresa
Te propongo dividir las listas de chequeo en dos tipos:
1. Listas de chequeo operativas
2. Listas de chequeo estratégicas
Las listas de chequeo operativas pueden ayudar a los procesos a garantizar la calidad de sus resultados ya que contendrán el paso a paso a ejecutar en cada una de las actividades de cada proceso en la compañía. Las listas de chequeo operativas, pueden funcionar como recetas de comida, presentando los componentes, las cantidades, el orden y el procedimiento para ejecutar una actividad.
En las listas de chequeo estratégicas quiero concentrarme un poco más.
Una lista de chequeo estratégica (Para procesos administrativos), te permite identificar los enfoques prioritarios, aquellos que generan valor y mueven los resultados bajo tu liderazgo.
Es un mapa de trabajo visual en el cual identificas las cosas que si o si debes hacer cada semana o mes para que tu rol como líder agregue un verdadero valor.
Una lista de chequeo estratégica será diferente para un líder comercial, para un líder de marketing, para un líder administrativo o para cualquier proceso.
En la siguiente imagen te presento un ejemplo de una lista de chequeo que estoy implementando para el rol que desempeño actualmente. Es una base como ejemplo ilustrativo que te puede ayudar la lista de cheque de tu proceso o empresa.
Si deseas descargar la plantilla excel te dejo el link.