Menos es más, el poder de la comunicación minimalista
Si quieres lograr resultados importantes en cosas significativas, debes contar con espacios de concentración máxima, porque es en ese estado en dónde puedes desarrollar tu máximo potencial.
Hay días en los que llego exhausto a mi casa, con energías solo para ir a la cama y solo dormir.
Y lo peor de todo es que muchos de esos días me acuesto con el siguiente pensamiento: "Hoy no hice nada productivo, no hice nada de valor"
¿Te ha pasado?
Esto puede ser causa de muchos factores dentro de nuestro día laboral, sin embargo, una parte importante de las causas puede estar en la forma en que nos estamos comunicando.
Con seguridad gran parte de la ineficiencia que tienen las compañías y las personas, está ocasionada por la forma en que se desarrolla la comunicación diaria entre todos sus participantes
Somos improductivos como causa de una comunicación dispersa
Si quieres lograr resultados importantes en cosas significativas, debes contar con espacios de concentración máxima, porque es en ese estado en dónde puedes desarrollar tu máximo potencial.
Las actividades de mayor valor requieren concentración profunda
Existen dos tipos de interrupciones: las leves y las complejas.
Una interrupción leve puede ser la firma de un documento y una interrupción compleja puede ser iniciar un chat o conversación con una persona de un tema totalmente diferente al que estás trabajando.
Si estás trabajando en una actividad importante que requiere alta concentración y tienes una interrupción compleja, a tu cerebro les costará aproximadamente 23 minutos en recuperar su nivel de atención.
En diversos estudios que se han realizado en empresas de Estados Unidos, se ha calculado que en promedio una persona cambia de actividad cada 3 minutos, lo que requiere un consumo alto de tiempo y energía para nuestro cerebro.
Las personas no se están enfocando en una actividad durante un tiempo continuo, lo que ocasiona mayor consumo de energía sin llegar a tener resultados de alta calidad.
La comunicación en el ambiente laboral hoy en día, está compuesto por llamadas telefónicas, notas de voz, reuniones planificadas y no planificadas, correos electrónicos, mensajes de texto, notificaciones de diversas aplicaciones y otras más.
Si se analizan son demasiadas fuentes de disrupción comunicativa las que pueden afectar nuestra capacidad de enfoque en nuestra jornada.
Hay personas que les gusta vivir en el caos: todo es urgente, todo debe ser comunicado inmediatamente, y si se profundiza en cada caso, probablemente cada caso puede y necesita tener espera.
¿Con cuántas personas te relacionas en tu día a día laboral? Te presento la matriz de relacionamiento:
En la siguiente imagen se refleja la cantidad de interacciones que se pueden crear entre un número determinado de personas. A mayor cantidad de personas, el sistema de interacción se vuelve mucho más complejo.
En promedio en un día laboral te estás relacionando con 14 personas, lo que genera cómo mínimos 91 líneas de interacción.
Si no logras que esas interacciones sean realmente necesarias, oportunas y de gran valor agregado, tu día será un fracaso en términos de productividad y valor.
¿Entonces cómo puedes fomentar interacciones productivas en tu entorno laboral?
La clave es el minimalismo en las comunicaciones, donde menos es más.
Realmente llegar a un modelo perfecto, no es viable. La dinámica de las empresas actualmente requieren de una dosis de "reactividad" para poder atender las múltiples exigencias del mercado. Siempre tendremos llamadas telefónicas inesperadas, notas de voz con "cosas urgentes", interrupciones de tu jefe en tu día laboral y muchos más.
No obstante, sí es posible establecer protocolos de comunicación que permitan mejorar los niveles actuales de enfoque y concentración en nuestras oficinas.
A continuación, te comparto metodologías, herramientas y filosofías que me han ayudado en mi vida personal y profesional, además de otras que se comparten en la web y sería interesante aplicarlas:
Las Llamadas Telefónicas Yo me considero una persona anti llamadas telefónicas. Las llamadas telefónicas me parece el método de comunicación que más entorpece nuestra capacidad de enfoque. Una llamada telefónica también requiere una concentración total. Cuando te llega una llamada telefónica, en la mayoría de los casos no estás preparado, no tienes los datos, no tienes tu atención total en esa llamada, no puedes tomar decisiones valiosas. La facilidad para comunicarnos genera la percepción de que todo es una urgencia y se requiere resolver de manera inmediata, sacrificando la capacidad de enfoque de las demás personas.
Recomendaciones para gestionar las llamadas telefónicas: Agendemos tiempos para las llamadas telefónicas. Coordina con tu equipo de trabajo los espacios de tiempo que tienes disponible para atenderlos vía llamada. Aprovecha los tiempos muertos para programar llamadas con tu equipo. Por ejemplo mientras vas en tu carro (con bluetooth), mientras esperas para hacer un trámite, mientras caminas. Las llamadas telefónicas pueden considerarse mini-reuniones, así que deben tener su objetivo claro, evaluar realmente su necesidad y oportunidad.
El Correo Electrónico ¿Te has puesto a pensar cada cuánto revisas el correo electrónico en el día? Te aseguro que son más de veinte (20) veces. Recomendaciones para gestionar el correo electrónico: Determina horarios especiales para la revisión de correos electrónicos. Máximo dos o tres veces por día. Cierra la bandeja de entrada de tu correo en los horarios que no lo revisarás. En tu firma de correo electrónico, coloca un mensaje en dónde informes los horarios en que revisas y das respuesta a los correos que llegan en el día Ejemplo: "Hola Juan, para efectos de incrementar mi capacidad de productividad, reviso el mail todos los días, a las 8 am, a las 12 m y a las 4 pm. En esta franja de horarios te podré dar respuesta a tu correo. Si es algo urgente, considera escribirme, o en caso extremo me llamas"
Los Mensajes de Texto
En la actualidad el rey de los métodos de comunicación en las oficinas son los mensajes de texto. (Whatsapp, Telegram, Gmail, Slack u otro).
Para mí es el método preferido, ya que es un ágil y neutral, que captura historia de las interacciones y me permite planificar las respuestas.
Así como en la gestión del correo electrónico, los mensajes de texto son bandejas de entrada de información y solicitudes.
Establece horario de revisión de tu bandeja de mensajes de texto, este método puede tener mayor frecuencia durante el día (se recomienda hacerlo cada hora). De igual forma que tu bandeja de entrada de correos, cierra la aplicación cuándo no tienes planificado leerla.
Las Notas de voz.
Dentro de las interrupciones complejas después de las llamadas telefónicas, se encuentran las notas de voz y mas aún sin son extensas.
Evita enviar notas de voz por favor, a no ser que sea un caso excepcional.
En los últimos días instalé una app super recomendada que se llama: Audio to Text, que me permite convertir las notas de voz que recibo en mensajes de texto: una maravilla.
El cerebro es más eficiente procesando texto que voz.
Las Redes sociales. Evita totalmente ver redes sociales durante el día laboral, o establece un horario único para chequear alguna. Las redes sociales están bombardeando constantemente mensajes para capturar nuestra atención, para robar nuestra capacidad de enfoque, para hacernos perder el tiempo. Desinstala las redes sociales de tu teléfono móvil. Si te parece muy radical, guarda las aplicaciones de redes sociales en una carpeta con contraseña. De verdad si quieres lograr cosas significativas en tu trabajo, en tu vida profesional o en tu vida personal, aléjate estratégicamente de las redes sociales. Sé un profesional de las redes sociales. Reuniones. Yo creo que al tema que más se ha dedicado literatura a nivel empresarial, es a como hacer las reuniones efectivas. En la web encontramos diversas metodologías, herramientas y consejos para hacer reuniones. Aquí te dejo lo que a través de mi experiencia, ha funcionado:
Antes de agendar una reunión, reflexiona si realmente es necesaria. Estoy de acuerdo en la afirmación: "muchas reuniones pudieron ser un mail bien escrito"
Cuando haces una reunión estás programando el tiempo de un grupo de personas. En términos financieros es un espacio de tiempo bastante costoso. Piensa que la reunión aporte valor por encima del costo que tiene llevarla a cabo.
Construye y respeta una agenda de la reunión. Si la agenda no se cumple, la responsabilidad es tuya, no afectes a los participantes con su tiempo.
Sé breve. Las reuniones no deberían extenderse más allá de 1 hora, con casos excepcionales.
Recomendaciones finales. Apaga las notificaciones de tu celular y de tu computador. Coordina con tu equipo de trabajo y líderes un protocolo de comunicación. Utiliza la técnica Pomodoro. Esta técnica consiste en dedicar en concentración absoluta espacios de 20 minutos a una actividad, seguidos de 5 minutos de descanso. Personalmente la uso y me parece muy valiosa. (Te recomiendo la app Focus To-Do) La comunicación en la oficina no es una ciencia exacta. Todo depende de los líderes, del entorno, del mercado, del proceso, de la empresa. Sin embargo estoy seguro que adoptando algunas de las recomendaciones expuestas en este artículo, o adaptándolas a tu modelo de trabajo, mejorará sustancialmente la capacidad de generar resultados y avanzar en cosas importantes. Al final el trabajo no se mide por la cantidad de cosas que hiciste durante el día, ni por la cantidad de llamadas telefónicas que respondiste, la calidad de tu trabajo estará evaluada en función de los resultados que logras, las cosas importantes que puedes ejecutar, y para eso necesitas planificar tu concentración. Lo digo desde mi experiencia personal y profesional. Muchas personas se sentirán atacadas o cuestionadas por mis recomendaciones. No o hago con ese objetivo, mi objetivo es crear consciencia de productividad en las empresas. El primer paso lo puedes dar tú. Crea cultura de comunicación minimalista y productiva.